كيف يمكنك تتبع أهدافك في العمل؟

تحديد الأهداف هو نهج ممتاز للنمو كفرد وموظف. من المهم تتبع تقدمك والتأكد من تحقيق أهدافك بعد أن تحددها. ستشاهد نفسك تنمو وتتحسن في كل من حياتك الشخصية والمهنية وأنت تحقق المزيد من الأهداف. في المدونة التالية ، سنلقي نظرة على ما يعنيه تتبع أهدافك ، وكيفية تتبعها ، وكيفية البقاء على المسار الصحيح معها.

يمكنك التخطيط لمشاريعك بدقة ، ولكن لا تسير الأمور دائمًا كما هو مخطط لها ، مما قد يؤدي إلى انهيارها. فيما يتعلق بإدارة المشروع بشكل عام ، فإن تتبع المشروع ومراقبته مفيدان. في إدارة المشروع ، يوفر تتبع الوقت لفريق المشروع وأصحاب المصلحة وعيًا بصحة المشروع ويحدد مجالات اهتمام المشروع. إذا اتبعت هذه الإجراءات لتتبع مشروعك ، فستتمكن من التطلع إلى الأمام ومعالجة أي مشاكل قبل حصولها.

رتب أولويات مهامك

لتحقيق أقصى استفادة من وقتك وجهدك ، من المهم جدا تنظيم المهام وتحديد أولوياتها بشكل صحيح. وفقًا لمبدأ باريتو ، فإن 80٪ من تأثير عملك يأتي من 20٪ من العمل الذي تقوم به. بصفتك مدير مشروع ، يجب عليك إدارة وقتك بحكمة والتركيز على أهم المهام. نظرًا لعدم وجود ساعات كافية في اليوم لتتبع كل شيء ، حدد جوانب مشروعك الأكثر أهمية وحاسمة.

أهم المكونات التي يجب أن يركز عليها مدير المشروع أثناء تتبع المشروع هي النطاق والمعالم والميزانية والموارد. هذه تتطلب فحصًا شاملاً لأنها تساعدك في تحديد أداء المشروع. من المهم تتبع المراحل الرئيسية التي تقترب منك ومراقبتها ، حيث إن هذه هي المخرجات التي سيستفسر عنها أصحاب المصلحة في المشروع باستمرار ثم هناك الميزانية ، التي تهدف إلى ضمان عدم المبالغة في الإنفاق والنطاق لتجنب زحف النطاق وإدارة التعديلات بشكل صحيح.

استخدام لوحات المعلومات

التواصل الفعال أمر حيوي لنجاح أي مشروع. ومع ذلك ، يمكن أن يستغرق التعامل مع الرعاة وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع قدرًا كبيرًا من الوقت لمدير المشروع. عندما يتعلق الأمر بالإبلاغ عن حالة المشروع بطريقة موجزة وفعالة ، فإن لوحة القيادة مفيدة دائمًا.

لوحة معلومات إدارة المشروع عبارة عن تمثيل مرئي لمؤشرات الأداء الرئيسية لأداء المشروع والتي تنقل التقدم الإجمالي للمشروع وتسلط الضوء على قضايا محددة تحتاج إلى المعالجة. يمكن تصميمها لتزويدك بالمعلومات التي تحتاجها عندما تحتاجها ، مما يوفر لك الوقت والجهد.

إجراء تحسينات ومتابعة التوصيات

هذا هو النشاط الأكثر أهمية في تتبع المشروع. بعد تلقي المدخلات من الإدارة ، بصفتك مديرًا للمشروع ، يجب أن تفكر وتوصي بالخطوات التي ستحقق أقصى فائدة للحفاظ على سير المشروع بسلاسة وكفاءة وفي الوقت المحدد. الإجراءات التصحيحية أو الوقائية والتعديلات على الخطة أو تنفيذ المشروع كلها احتمالات للتوصيات..

تأكد من إعطاء تعليمات دقيقة ، وتعيين عضو فريق مسؤول ، وإخباره بالقيام بنشاط معين بحلول تاريخ معين. تأكد أيضًا من أنه من المتوقع منهم الإبلاغ عن نتيجة عملهم. أيضًا ، تحقق مرة أخرى من اتباع التوصيات ، ومن أن المخرجات المقصودة قيد الإنتاج ، وأن المشروع يسير في الموعد المحدد.

ضع أهدافًا قابلة للقياس

ماذا تتوقع أن يكون أداء مشروعك الآن بعد أن حددت أولوياتك؟

يعد تحديد الأهداف وتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية القابلة للقياس (مؤشرات الأداء الرئيسية) هي الخطوات الأولى في قياس الأداء. يعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لكل هدف أمرًا مهمًا ، ولكن من المهم أيضًا التفكير في كيفية قياس تحقيق الهدف. إن مقارنة ما خططت له بكيفية تنفيذك لتلك الخطة هو جوهر تتبع المشروع. خلال المشروع ، يثبت خط الأساس قيمته لمقارنة التطوير الفعلي والمتوقع قم بإنشاء خط أساس لقياس الأداء (مجموعة من النطاق والوقت وخط الأساس للتكلفة) مع أهداف واقعية ستكون بمثابة معيار يمكن قياس أداء المشروع على أساسه.

التغييرات لا مفر منها في أي مشروع ويمكن أن يكون لها تأثير كبير.

تقرير لأصحاب المصلحة

يمكن أن يكون للطريقة التي تقدم بها تقاريرك تأثير كبير على نجاحك كمدير رئيسي. يجب أن يتضمنو ردا على أسئلة أصحاب المصلحة فيما يتعلق بالمشروع بطريقة واضحة ومباشرة. يحتاج أصحاب المصلحة في المشروع إلى معرفة ما ينجح.

وما سبب انحراف المشروع عن مساره. يجب أن يضمن المدير الرئيسي عقد اجتماعات الفريق على أساس منتظم.

يسمح التتبع والمراقبة المنتظمان بالكشف المبكر عن أي صعوبات ، مما يسمح بإجراء المراجعة المناسبة لخطط المشروع قبل المضي قدمًا. على سبيل المثال ، إذا ظهر أن حدثًا وشيكًا سيتم تفويته ، فيجب إخطار جميع أصحاب المصلحة على الفور.

الآن لقد أتقنت أساسيات تخطيط المشروع ، فإن الموضوع التالي الذي يجب مراعاته هو ما إذا كنت بحاجة إلى برنامج إدارة المشروع.

تتضمن المشاريع عددًا من الجوانب المترابطة (الأشخاص ، والنطاق ، والتكلفة ، والجدول الزمني ، والجودة ، والمزيد) ، وتحتاج إلى رؤية للمشروع بأكمله من أجل إدارتها جميعًا بشكل صحيح. هذه الدرجة من الرؤية ممكنة مع أفضل أدوات إدارة المشروع.

 جرب 

kpi.com 

 لمدة 14 يومًا على وحدة إدارة المشاريع واملأ النموذج أدناه لطلب عرض توضيحي