مقارنة بالنظام الورقي واليدوي ، يمكن لحل الفوترة الإلكترونية أن يقلل بشكل كبير من تكاليف معالجة عملك ويحسن الامتثال ويقلل من وقت التدقيق.
تدعم أنظمة الفوترة الإلكترونية كل خطوة من خطوات إدارة الحساب من إصدار الفاتورة إلى معالجة الدفع. في العملية اليدوية ، هناك احتمال كبير لوقوع خطأ بشري ، مما قد يؤدي إلى إدخال بيانات خاطئ، والتكرار والتأخير.
ما هو حل الفواتير الإلكترونية المناسب لك؟ تم تحديد الميزات الموضحة أدناه باعتبارها أكثر الجوانب حيوية لتنفيذ حل الفواتير الإلكترونية بنجاح.
EDT- تحويل المستندات الإلكترونية
بغض النظر عن معايير نظام المحاسبة الذي تستخدمه ، أو حجم مؤسسته ، أو قدرتها التكنولوجية ، أو موقعها الجغرافي ، يجب أن يسهل الحل المختار نقل المستندات بين العملاء والبائعين. يجب أن تدعم أيضًا المستندات الأخرى التي تعد جزءًا من عملية الفوترة الإلكترونية ، مثل أوامر الشراء ، وإشعارات الفواتير والائتمان ، والمدفوعات ، والمزيد. أخيرًا ، يجب أن يكون متوافقًا مع قواعد الأمان وخطط الاتصال الخاصة بشركتك وشركائك.
تكامل النظم المحاسبية
لتحقيق أهداف مؤسستك ، يجب على كل قسم التعاون ومشاركة البيانات والتعاون. هذا يظهر بشكل خاص في علاقة المحاسبة بحسابات الدائنين. تلتقط المحاسبة جميع البيانات التي تم إنشاؤها بواسطة أنشطة AP الخاصة بك وتغذيها في تطبيق المحاسبة الخاص بك ، بينما تركز الحسابات المستحقة الدفع بشكل أساسي على معالجة الفواتير. إنه يمكّنك من تتبع أين ذهبت أموال التشغيل الخاصة بك وإلى أين تتجه الموارد المالية لشركتك في حال عدم إمكانية ربط برنامج AP الخاص بك بأدوات المحاسبة الخاصة لديك ، فسيكون من الصعب ، إن لم يكن من المستحيل ، التعامل مع حساباتك بشكل فعال
متوافق مع اللوائح
عادة ما يكون هناك الكثير من الصناديق التي يجب التحقق منها لضمان حماية بيانات الموردين والعملاء ، والحفاظ على بيانات الحسابات الدائنة للحد الأدنى من المدة التي تتطلبها السلطات المالية ذات الصلة ، وجمع التوقيعات فقط عبر بروتوكول آمن ومتوافق.
يجب أن تكون أداة الفوترة الإلكترونية المثالية قادرة على القيام بما يلي:
.حفظ الفواتير لفترة زمنية محددة.
.توفير التوقيعات الرقمية المتوافقة مع القانون والتي تكون آمنة ومتوافقة.
:إدارة بيانات مورديك باستخدام بروتوكول آمن مجرب وحقيقي
بغض النظر عن عدد الميزات المعقدة التي تمتلكها أداة حل الفواتير الإلكترونية ، إذا كانت لا تمتثل للتشريعات الحالية ، فستكون مسألة وقت فقط حتى تتعرض لمشاكل قانونية.
الإبلاغ
أثناء عملية حسابات الدفع الخاصة بك ، ستحتاج إلى مراجعة أرقامك لمعرفة أين ذهبت ميزانيتك ، وما هي علاقات الموردين التي أثبتت أنها الأكثر فائدة ، وما إذا كانت أنظمة وعمليات حسابات الدفع الخاصة بك تعمل كما هو متوقع.
كل هذا يندرج تحت فئة التدقيق ولتحقيقه, ستحتاج إلى برنامج تحرير فواتير إلكتروني يتمتع بقدرات قوية لإعداد التقارير. يقوم بإعداد تقارير حول تقديم البيانات على صفحة واحدة حتى يتمكن أصحاب المصلحة من رؤية كيف تتناسب جميعها معًا. يقوم بإعداد تقارير تجمع بيانات حسابات الدفع الخاصة بك من تسويات الفواتير الفردية على لوحة واحدة حتى يتمكن أصحاب المصلحة من رؤية ما يعمل وما لا يعمل لمعرفة كيفية تحسين عملية AP الخاصة بك.
أرشفة الفاتورة
أرشفة الفواتير هي واحدة من أهم احتياجات العديد من اللوائح. تتطلب العديد من الحكومات الاحتفاظ بالفواتير الرقمية لفترة طويلة. يجب أن يكون حل الفواتير الإلكترونية الذي تختاره قادرًا على تلبية هذه الاحتياجات مع السماح أيضًا بسهولة الوصول والاسترداد.
التدقيق
بالنظر إلى أن ضريبة القيمة المضافة وضرائب المبيعات تمثل جزءًا كبيرًا من الناتج المحلي الإجمالي لمعظم البلدان ، فإن التدقيق (خارجيًا أو داخليًا) هو عنصر حاسم في أي حل للفوترة الإلكترونية. نتيجة لذلك ، من المهم أن تختار حلًا يتضمن الميزات التالية:
تقديم الفواتير بطريقة يمكن للناس فهمها
التقارير متاحة لمن يطلبها ، سواء داخل الشركة أو خارجها
تتطلب مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات غير الموقعة أوراق امتثال
يتم اتباع القوانين التي تحكم حماية المعلومات الشخصية
لمعرفة كيف يمكن أن يساعدك حل الفواتير الإلكترونية الشامل من kpi.com في معالجة هذه التغييرات والميزات ، قم بجدولة عرض توضيحي مجاني لنظامنا اليوم.